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Einwilligungserklärung und Hinweise zum Bewerberdatenschutz

Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber,

wir freuen uns, dass Sie sich für unser Unternehmen interessieren. Der Schutz und der vertrauensvolle Umgang Ihrer personenbezogenen Daten sind uns sehr wichtig. Wir haben daher die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung sicherzustellen und um Ihre Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder Zugriff durch unberechtigte Personen zu schützen. Wir möchten Sie zusätzlich zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung über unseren Bewerberdatenschutz informieren, zu dessen Einhaltung wir uns verpflichten, um Ihnen ein vertrauliches Bewerbungsverfahren zu ermöglichen.

Nach Zusendung Ihrer Unterlagen in elektronischer oder postalischer Form werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern und verarbeiten.

Einwilligungserklärung zur Nutzung und Verarbeitung Ihrer Daten

Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung an unsere Email-Domain bewerbung@poet.de oder der Angabe Ihrer Adresse in Ihrer schriftlich eingereichten Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihre Adressdaten für die Kommunikation mit Ihnen verwenden dürfen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass dies im Rahmen eines unverschlüsselten Emailverkehrs erfolgt. Bei der unverschlüsselten Email-Versendung kann eine Kenntnisnahme und Veränderung von Daten durch unberechtigte Dritte nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden. Wir gehen davon aus, dass Sie mit Übermittlung Ihrer Daten via Email auf Basis einer unverschlüsselten Kommunikation und der Zusendung nicht verschlüsselter Emails durch die POET GmbH einverstanden sind. Wenn Sie es wünschen, können wir gerne ein Passwort vereinbaren und zumindest angehängte Dateien verschlüsselt versenden. Diese Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen.

Der Widerruf kann an folgende Stelle gerichtet werden:
POET GmbH
Personalabteilung
An der RaumFabrik 33a
76227 Karlsruhe
Telefon: 0721 602800
E-Mail: bewerbung@poet.de,
oder an unseren Datenschutzbeauftragten: datenschutz@poet.de

Bewerbung Minderjähriger

Sofern Sie noch minderjährig sind im Sinne des § 2 BGB, also das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet ha-ben, und sich bei uns bewerben möchten, setzen wir voraus, dass Ihnen die Einwilligung Ihres gesetzlichen Vertreters (i.d.R. Ihrer Eltern) vorliegt. In diesem Fall haben auch die gesetzlichen Vertreter das Recht auf Einsicht in und Löschung der uns vorliegenden Daten. Unsere Stellenanzeigen richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Entsprechende Bewerbungen werden daher nicht berücksichtigt und die Daten umgehend gelöscht.

Hinweise zum Datenschutz

Im Folgenden erklären wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen an unserer Datenschutzerklärung vorzunehmen, wenn aus rechtlichen Gründen Anpassungen erforderlich werden. Ergänzend verweisen wir auf unsere Datenschutzerklärung auf unserer Website www.poet.de.

1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die POET GmbH, An der RaumFabrik 33a, 76227 Karlsruhe ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Datenschutzbeauftragter

Zu allen mit der Verarbeitung, Erhebung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO im Zusammenhang stehenden Fragen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten: datenschutz@poet.de

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogene Daten?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zweckgebunden für die Besetzung von Stellen innerhalb unseres Unternehmens. Rechtsgrundlage ist Art. 88 DSGVO i.V. m. § 26 Abs. 1 und Abs. 8 S. 2 BDSG. Ebenfalls können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Verwehrung von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 f DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Treten Sie eine Arbeitsstelle bei POET GmbH an, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus Gesetz oder Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können sein:
- Anrede, Akademische Titel, Vorname, Nachname
- Adresse
- Telefonnummer, E-Mail und andere Kontaktdaten (Xing usw.)
- Geburtsdatum
- Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung
- Angaben zur beruflichen Weiterbildung
- oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.
Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten.

5. Aus welchen Quellen stammen personenbezogene Daten, wenn wir sie nicht bei Ihnen erheben?

Sofern Sie über ein Profil bei einer Online-Stellenbörse wie z.B. Indeed, Monster, StepStone oder einem beruflichen Social Media Netzwerk wie z.B. Xing oder LinkedIN verfügen, so können Sie uns dies im Rah-men des Bewerbungsprozesses gerne offenlegen. Zudem haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit, sich bei Stellenanzeigen, die wir via Jobbörse veröffentlichen, sich direkt über diese zu bewerben (z.B. Indeed). In beiden Fällen erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten indirekt über die entsprechende Plattform und werden diese in der Folge hierrüber erheben und verarbeiten.

6. Welche Kategorien von Empfängern Ihrer Daten gibt es?

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses sind Ihre Daten nur der Personalabteilung der POET GmbH sowie weiteren autorisierten Personen (bspw. der Buchhaltung), insbesondere von den in den Bewerbungsprozess eingebundenen Führungskräften innerhalb der POET GmbH zugänglich. Eine darüber hinausgehende Nut-zung oder Weitergabe Ihrer Bewerbungsdaten an Dritte erfolgt nicht. Im Übrigen können personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet werden, bspw. durch Infrastrukturprovider.

7. Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihr personenbezogenen Daten werde so lange bei uns gespeichert, wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Sofern Sie einen ablehnenden Bescheid erhalten haben und ein Beschäfti-gungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten wei-ter speichern, soweit dies zur Abwehr gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen drei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist. Darüber hinaus kann im Fall einer Absageentscheidung eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zweck der Berücksichtigung für zukünftige Stellenangebote für bis zu 24 Monate nach erfolgter Absa-geentscheidung erfolgen, wenn Sie uns hierzu Ihre ausdrückliche schriftliche Einwilligung geben.

9. Welche Rechte haben Sie?

Als Bewerber haben Sie je nach der Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit kontaktieren können:

a. Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Aus-künfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsbe-rechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein.

b. Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht Ihre personenbezogenen Daten betreffend, eine Korrektur unrichtiger, die Löschung nicht benötigter und / oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

c. Recht auf Widerspruch
Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Wi-derspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Da-ten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nach-weisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendma-chung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

d. Recht auf Widerruf
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbei-tung berührt wird. Hierzu können Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit kontaktieren.

e. Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
• Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verar-beitet wurden, nicht mehr notwendig
• Sie legen gemäß obiger Nummer 9.c Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vor-rangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.

Das Recht auf Löschung gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert.
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

POET GmbH
Karlsruhe, den 14.05.2018